Fatura në Gjermani — përgatitja, kontrolli dhe dërgimi

Fatura fillon me trajtimin tatimor të shitjes, jo me zgjedhjen e një programi. Një faturë Kleinunternehmer nuk ka të njëjtat kërkesa si fatura me TVSH. As një klient jashtë Gjermanisë nuk trajtohet automatikisht si klient vendas.

Këtu do të përgatitësh një faturë për një shërbim të përjashtuar sipas §19, të kryer brenda Gjermanisë. Modeli nuk vlen për çdo shitje. Përjashtimi duhet të jetë konfirmuar, përfshirë kontrollin e kufijve nga seksioni 4.

Çfarë do të bësh konkretisht në këtë seksion

• Do të përcaktosh vendin, klientin dhe regjimin para se të plotësosh faturën.
• Do të dallosh fushat ligjore nga hollësitë e dobishme për pagesën dhe regjistrimin.
• Do të përgatitësh përshkrimin e punës, shumën dhe shënimin e përjashtimit pa ngarkuar TVSH gabimisht.
• Do të zgjedhësh mënyrën e dërgimit dhe do të ruash origjinalin, provën e dërgimit dhe lidhjen me pagesën.

1. Kontrollo cilit rast i përket fatura

• Shitje e përjashtuar sipas §19: fatura mund të përdorë kërkesat e thjeshtuara të §34a UStDV. Nuk ngarkohet TVSH veçmas.
• Shitje me TVSH të zakonshme: zbatohet lista e §14(4) UStG, me normën dhe shumën e TVSH-së sipas rastit.
• Shumë deri në €250, përfshirë €250: §33 UStDV lejon një faturë me më pak fusha, kur plotësohen kushtet.
• Klient jashtë Gjermanisë: përcaktohen vendi i tatimit, statusi i klientit dhe rregullat ndërkufitare. Modeli vendas nuk kopjohet pa kontroll.
• Klient publik: kërkesat e prokurimit për faturë elektronike mund të jenë të veçanta. Konfirmo formatin para dorëzimit.

Për shitjen e përjashtuar nuk ekziston TVSH e faturuar që klienti ta zbresë. Mungesa e numrit të faturës nuk heq një të drejtë zbritjeje që kjo shitje nuk e krijon. Por fatura duhet të përmbajë fushat që kërkon regjimi përkatës.

2. Plotëso fushat e duhura, jo një listë universale

Për faturën e përjashtuar sipas §19, §34a UStDV kërkon këto fusha bazë:

• Emrin dhe adresën e plotë të biznesit që lëshon faturën dhe të marrësit.
• Steuernummer, USt-IdNr. ose Kleinunternehmer-Identifikationsnummer të lëshuesit; njëri nga identifikuesit e lejuar.
• Datën e lëshimit të faturës.
• Sasinë dhe llojin e mallrave, ose shtrirjen dhe llojin e shërbimit.
• Shumën e pagesës në një total dhe shënimin se zbatohet përjashtimi për bizneset e vogla.
• Në vetëfaturim të rënë dakord, kur klienti lëshon faturën për furnizuesin, kërkohet edhe fjala zyrtare Gutschrift.

Numri i faturës dhe data e shërbimit nuk janë fusha minimale të §34a. Megjithatë, përfshiji për ndjekjen e punës dhe pagesës. Afati i pagesës, IBAN-i dhe emri i llogarisë janë hollësi të dobishme, jo fusha tatimore të detyrueshme të këtij neni.

Për faturë deri në €250, §33 kërkon emrin/adresën e lëshuesit, datën, përshkrimin dhe shumën përfundimtare me normën ose shënimin e përjashtimit. Nuk kërkon emrin e klientit, identifikuesin tatimor, numrin e faturës ose datën e shërbimit.

Thjeshtimi §33 nuk vlen për shitjet e neneve §§3c, 6a ose 13b UStG. Mbi €250, një shitje e përjashtuar sipas §19 mund të përdorë sërish §34a. Numri tatimor i klientit nuk bëhet detyrim i përgjithshëm vetëm nga kalimi i €250.

3. Përgatit një model që përshkruan punën

Rechnung Nr. DE-2026-001
Rechnungsdatum: 17.10.2026

Rechnung von:
[Vollständiger Name des Unternehmens]
[Vollständige Anschrift]
Steuernummer: [Tatsächlich erteilte Steuernummer]

Rechnung an:
[Vollständiger Name des Kunden]
[Vollständige Anschrift des Kunden]

Leistung: Gestaltung einer Kontaktseite,
1 Seite, einschließlich eines Korrekturdurchgangs
Leistungsdatum: 16.10.2026

Gesamtbetrag: 500,00 EUR
Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung
für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Zahlbar bis: 31.10.2026
IBAN: [Geprüfte IBAN des Unternehmens]
Kontoinhaber: [Name des Kontoinhabers]

Në këtë shembull, një faqe kushton €500 dhe përfshin një rishikim. Përshkrimi lidh faturën me punën e rënë dakord. Shuma për pagesë është €500. Nuk shkruhet TVSH 0% dhe nuk shtohet një shumë TVSH-je.

Shënimi gjerman thotë se për këtë shitje zbatohet përjashtimi për bizneset e vogla sipas §19 UStG. Nuk ka një fjali të vetme të detyrueshme fjalë për fjalë; shënimi duhet ta shprehë qartë përjashtimin.

• Lidh përshkrimin me ofertën ose marrëveshjen: çfarë u dorëzua, sa dhe cilat kufij pune përfshihen.
• Kontrollo që shuma dhe afati përputhen me marrëveshjen. Për paradhënie, këste ose korrigjime kërko modelin përkatës.
• Për punë jashtë vendit kontrollo, ndër të tjera, identifikuesit shtesë, kalimin e detyrimit te klienti dhe afatet e §14a UStG.
• Mos shto automatikisht shënimin e kalimit të detyrimit te klienti (reverse charge) krahas §19. Trajtimi përcaktohet për shitjen konkrete.

4. Dërgo faturën dhe ruaj origjinalin

Që nga 1 janari 2025, bizneset vendase, përfshirë Kleinunternehmer, duhet të mund të marrin fatura elektronike të strukturuara. Një adresë emaili mjafton për marrjen. Kjo nuk nënkupton detyrim për përpunim automatik.

Faturat për shitje të përjashtuara sipas §19 mund të lëshohen në letër ose në një format tjetër të lejuar. Përjashtimi nga lëshimi i detyrueshëm i faturës së strukturuar nuk mbaron automatikisht në 2028.

• PDF i zakonshëm: është faturë tjetër, jo E-Rechnung e strukturuar. Dërgimi elektronik i tij kërkon pëlqimin e marrësit; letra jo.
• Faturë e strukturuar: përdor të dhëna në formatin e kërkuar, si XRechnung ose një profil i përshtatshëm ZUGFeRD; jo çdo PDF e plotëson.
• Regjimi i zakonshëm vendas biznes–biznes: tranzicioni i përgjithshëm lejon letër ose PDF me pëlqim për shitjet e viteve 2025–2026.
• Në 2027: kjo rrugë vazhdon kur qarkullimi i vitit të kaluar është deri në €800.000; shkëmbimi i vjetër EDI ka tranzicion të veçantë.
• Nga 2028: faturimi i strukturuar kërkohet për shitjet vendase biznes–biznes të mbuluara, me përjashtimet e përhershme. Shitjet te konsumatorët nuk përfshihen në këtë detyrim.
• Nëse ndryshon regjimi i TVSH-së, rikontrollo detyrimin e lëshimit dhe tranzicionin. Pëlqimi për PDF nuk zëvendëson një detyrim për faturë të strukturuar.

Faturat ruhen përgjithësisht tetë vite, duke filluar nga fundi i vitit të lëshimit. Një faturë e lëshuar në 2026 ruhet zakonisht deri më 31 dhjetor 2034. Afati mund të zgjatet sipas rastit.

Ruaj të dhënat origjinale të faturës së strukturuar, jo vetëm pamjen PDF ose printimin. Dokumentet e tjera të biznesit kanë kategori ruajtjeje prej dhjetë, tetë ose gjashtë vitesh sipas §147 AO. Mos përdor tetë vite për çdo dokument.

Tri fletët e tua të punës

Plotëso një rast të sajuar ose përdor referenca pa të dhëna personale. Ruajtja bëhet vetëm në këtë shfletues. Mos shkruaj emra/adresa klientësh, numra tatimorë ose IBAN. Dokumentin përfundimtar përgatite veçmas, në mjetin e biznesit.

Gabimet që duhet të shmangësh

• Të paraqesësh fushat e §14 si të detyrueshme për çdo faturë Kleinunternehmer, pa kontrolluar §34a.
• Të shkruash TVSH 0% ose të ngarkosh TVSH veçmas për një shitje të përjashtuar sipas §19.
• Të kërkosh numrin tatimor të çdo klienti vetëm sepse fatura kalon €250.
• Të quash PDF-in e zakonshëm faturë elektronike të strukturuar, ose ta dërgosh pa pëlqimin e kërkuar.
• Të përdorësh modelin vendas për klient jashtë vendit pa përcaktuar trajtimin tatimor.
• Të ruash vetëm printimin e faturës së strukturuar, ose të zbatosh tetë vite për çdo dokument biznesi.

Burimet zyrtare për kontroll

Rregullat bazë u kontrolluan më 17 tetor 2026. Për rastin tënd përdor tekstin aktual dhe përgjigjen e autoritetit.

• §34a UStDV — faturat Kleinunternehmer dhe §33 UStDV — faturat deri në €250
• §14 UStG — fusha dhe formate dhe §14a UStG — raste të veçanta
• BMF — pyetje për faturën elektronike dhe §27 UStG — tranzicioni
• §14b UStG — ruajtja e faturave dhe §147 AO — kategoritë e dokumenteve

Shkarko fletët dhe konfirmo paqartësitë para faturës së parë. Në seksionin 6 do të dallosh identifikuesit tatimorë nga portali ELSTER.