Klienti pranoi propozimin, por puna ende nuk është përcaktuar. Një fjali si “ma rregullo faqen” nuk tregon çfarë dorëzohet apo kur përfundon projekti. Këtu do të shkruash marrëveshjen dhe procesin e dorëzimit, para se të nisësh punën.
Merr propozimin e seksionit 6 dhe hap një dokument. Modelet më poshtë kopjohen dhe plotësohen në dokumentin tënd, jo automatikisht në këtë faqe. Nëse ende nuk ke klient, përdor shembullin si ushtrim; mos e paraqit si porosi të marrë.
Çfarë do të bësh konkretisht në këtë seksion
- Do të shkruash punën e përfshirë, përjashtimet, materialet dhe afatet në një marrëveshje të shkurtër.
- Do të dallosh një korrigjim të përfshirë nga një kërkesë e re dhe do të përgatitësh përgjigjen për klientin.
- Do të planifikosh dorëzimin dhe pagesën sipas rregullave të platformës ku punon.
- Do të mbledhësh të dhënat e faturës për kontroll nga kontabilisti, pa supozuar se një model vlen në çdo vend.
1. Shkruaj kufijtë para nisjes
Kufijtë e punës (scope) janë lista e asaj që klienti blen. Për çdo pjesë shkruaj çfarë dorëzohet dhe si kontrollohet. “Faqe profesionale” është e paqartë; “një faqe kontakti që shfaqet në telefon dhe dërgon formularin te adresa e konfirmuar” mund të provohet.
Model: Shembull ushtrimi: një faqe kontakti në WordPress
Përfshihet: një faqe në faqen ekzistuese; zona e shërbimit; orari; formulari i kontaktit; përshtatja për telefon; udhëzimi i shkurtër për përditësim.
Nuk përfshihet: shkrimi i tekstit, faqe të tjera, përkthime, blerja e domenit, strehimi i faqes apo shtojca me pagesë.
Materialet: klienti jep tekstin, logon, adresën pritëse dhe aksesin e nevojshëm. Aksesi jepet me llogari të veçantë dhe vetëm lejet e nevojshme.
Afati: versioni i parë brenda pesë ditëve të punës pasi materialet dhe kushtet e nisjes të jenë konfirmuar.
Korrigjimet: një raund komentesh, në një listë, brenda tri ditëve të punës nga versioni i parë. Përditësimi dorëzohet brenda dy ditëve të punës nga lista.
Kontrolli: teksti përputhet me materialin e miratuar; faqja lexohet në telefon; mesazhi provë mbërrin në adresën e klientit.
Afatet janë shembull, jo standard tregu. Konfirmoji me klientin sipas punës dhe kohës që ke. Nëse materialet vonohen, shkruaj afatin e ri dhe kërko konfirmim; mos e ndrysho në heshtje.
Model: Model marrëveshjeje pune për plotësim
Palët dhe projekti: [emri ligjor dhe të dhënat e ofruesit]; [emri ligjor dhe të dhënat e klientit]; [projekti].
Puna: përfshihen [dorëzimet dhe formati]. Nuk përfshihen [përjashtimet]. Puna kontrollohet me [kriteret konkrete].
Nisja dhe afatet: duhen [materialet dhe aksesi]. Nisja bëhet kur [kushtet]. Versioni i parë: [data]; komentet: [afati]; dorëzimi përfundimtar: [data ose rregulli].
Çmimi dhe pagesa: [shuma dhe monedha]; [trajtimi tatimor i verifikuar]; [platforma ose mënyra e pagesës]; [etapat dhe shumat, nëse ka].
Korrigjimet: [numri] raunde për punën e përfshirë. Kërkesat e reja nisin vetëm pas miratimit me shkrim të punës, çmimit dhe afatit shtesë.
Skedarët dhe të drejtat: dorëzohen [skedarët përfundimtarë dhe burimorë, nëse përfshihen]. Licencat e materialeve dhe kalimi i të drejtave përcaktohen sipas kontratës dhe rregullave të platformës.
Ndërprerja: nëse puna ndalet, [procedura për punën e kryer, pagesën dhe materialet], sipas ligjit dhe rregullave të platformës.
Konfirmimi: [data dhe mënyra e pranimit nga të dyja palët]. Ruaj versionin e pranuar dhe bisedën përkatëse.
2. Dallo korrigjimin nga puna shtesë
Korrigjimi rregullon një pjesë brenda punës së miratuar. Një faqe e dytë është dorëzim i ri, jo korrigjim i faqes së kontaktit. Një gabim ndaj kritereve të marrëveshjes nuk duhet paraqitur si shërbim i ri me pagesë.
- Teksti nuk përputhet me materialin e miratuar: rregullo gabimin ndaj marrëveshjes.
- Klienti kërkon ndryshim ngjyre brenda raundit të përfshirë: regjistroje te lista e korrigjimeve.
- Klienti kërkon faqe të dytë ose gjuhë tjetër: përgatit ofertë për punën shtesë dhe prit miratimin.
- Kërkesa nuk është e qartë: kërko shembull dhe konfirmo çfarë ndryshon para se të punosh.
Model: Përgjigje për një kërkesë jashtë marrëveshjes
Shqip: Faqja e dytë nuk është pjesë e marrëveshjes për faqen e kontaktit. Mund ta shtoj për [shuma], me [koha] shtesë. Puna e miratuar vazhdon sipas marrëveshjes. Faqen e re e nis vetëm pasi të konfirmojmë ndryshimin.
Anglisht: The second page is outside our agreed contact-page scope. I can add it for [amount], with [additional time]. The agreed work will continue as planned. I will start the new page only after we confirm the change.
Në Upwork ose Fiverr, ndryshimi i porosisë dhe pagesa mbahen brenda platformës, sipas procedurës së saj. Mos kërko pagesë jashtë saj për ta anashkaluar. Një mesazh i klientit nuk e zëvendëson financimin ose ndryshimin e porosisë.
3. Planifiko dorëzimin pa ngatërruar pagesën
Në Upwork, për punë me çmim fiks, kontrollo që etapa përkatëse (milestone) është financuar plotësisht para nisjes. Kur puna është gati, përdor “Submit work / Submit Work for Payment”. Dorëzimi vjen përpara lirimit të pagesës; financimi nuk është garanci e pakushtëzuar kundër mosmarrëveshjeve.
Në një porosi standarde Fiverr, klienti paguan platformën paraprakisht. Fillo pasi porosia të jetë krijuar dhe kërkesat të jenë të qarta. Përdor “Deliver Now” për punën e përfunduar, jo për një skedar bosh. Të ardhurat bëhen të disponueshme pas përfundimit të porosisë dhe periudhës së pritjes.
Për klientë të drejtpërdrejtë, paradhënia dhe pagesat sipas etapave përcaktohen në kontratën e përshtatur për rastin. Mos zbato rregullin “dorëzo vetëm pasi paratë të mbërrijnë” njësoj për çdo kanal.
- Nisja: konfirmo marrëveshjen, materialet dhe kushtet e pagesës; regjistro çfarë mungon.
- Gjatë punës: dërgo një pamje të përparimit dhe kërko përgjigje për një vendim konkret.
- Versioni i parë: provo kriteret e marrëveshjes dhe kërko komentet në një listë të vetme.
- Dorëzimi: përfshi skedarët, lidhjet dhe udhëzimet e premtuara; përdor veprimin zyrtar të platformës.
- Mbyllja: ruaj versionin e pranuar, konfirmimin, faturën dhe provën e pagesës. Mbyll akseset e panevojshme në marrëveshje me klientin.
Model: Mesazh dorëzimi në anglisht
Hi [Name], I have submitted the agreed [deliverable] through [platform delivery action].
Included: [files or links]. I checked [agreed acceptance criteria].
The update instructions are here: [link or attached document].
Please send any included revision requests in one list through the order, within the agreed review window and platform rules.
[Number] revision rounds are included. New work requires a separate agreement before I start.
Kontrollo rregullat aktuale para çdo porosie: mbrojtja për çmim fiks në Upwork dhe dorëzimi i porosive në Fiverr. Afatet e platformës kanë përparësi ndaj një afati që shkruan në mesazh.
4. Përgatit të dhënat e faturës, jo një faturë universale
Fatura dokumenton shërbimin; prova e pagesës dokumenton pagesën. Detyrimet ndryshojnë sipas vendit të regjistrimit, statusit tatimor, klientit dhe shërbimit. Dokumenti i platformës nuk supozohet automatikisht se përmbush të gjitha detyrimet lokale.
Model: Fletë përgatitore për kontroll me kontabilistin
Identifikimi: [numri sipas serisë së kërkuar]; [data e lëshimit]; [data ose periudha e shërbimit].
Ofruesi: [emri ligjor, adresa dhe identifikuesit tatimorë të kërkuar].
Klienti: [emri ligjor, adresa, vendi dhe identifikuesit e kërkuar].
Shërbimi: [përshkrimi konkret]; [sasia]; [çmimi për njësi]; [shuma para tatimit]; [monedha].
Trajtimi tatimor: [norma dhe shuma e TVSH-së ose baza ligjore e trajtimit tjetër, vetëm pas verifikimit]; [totali].
Pagesa: [afati dhe mënyra e miratuar]; [referenca e porosisë ose pagesës]; [statusi i pagesës].
Kontrolli lokal: [formati, sistemi elektronik ose fiskalizimi i kërkuar]; [kush e verifikoi dhe çfarë mbetet për sqarim].
Mos vendos “TVSH 0%” vetëm sepse klienti është jashtë vendit. Përjashtimi, mosngarkimi i TVSH-së dhe ngarkimi i kundërt kanë kushte të ndryshme. Trajtimi dhe shënimi përkatës përcaktohen me kontabilist para lëshimit të faturës.
Lista e kontrollit para dorëzimit
- Marrëveshja është pranuar; dorëzimet, përjashtimet dhe kriteret nuk kanë fusha bosh.
- Materialet dhe kushtet e nisjes janë konfirmuar; etapa ose porosia përkatëse është gati sipas platformës.
- Kërkesat shtesë kanë miratim të veçantë; nuk janë futur fshehurazi te korrigjimet.
- Skedarët dhe lidhjet hapen; formulari ose funksioni i premtuar është provuar.
- Udhëzimet dhe skedarët burimorë të përfshirë janë bashkë me dorëzimin; mesazhi nuk përmban fjalëkalime.
- Dorëzimi është regjistruar në kanalin e duhur; dokumentet ruhen sipas detyrimeve lokale.
- Të dhënat dhe mënyra e lëshimit të faturës janë kontrolluar sipas rastit, jo kopjuar verbërisht.
Gabimet që e zgjasin projektin
- Premtimi ‘ndryshime pa kufi’: nuk përcakton kur mbaron puna dhe nuk zëvendëson kriteret e dorëzimit.
- Nisja nga një premtim pagese: kontrollo porosinë ose etapën reale, jo vetëm mesazhin.
- Dorëzim bosh për të nisur numërimin: puna duhet të jetë përfunduar sipas kërkesës së platformës.
- Fatura e marrë nga interneti: forma e bukur nuk provon përputhjen ligjore ose tatimore.
Plotëso tani marrëveshjen për projektin tënd dhe listën e dorëzimit; mos nis punën me fusha të paqarta. Në seksionin 8 do të llogaritësh çmimin duke përfshirë edhe komunikimin dhe korrigjimet që sapo përcaktove.